Штатная численность организации - это количество работников в соответствии со штатным расписанием.

Оптимизация штатной численности организации - это приведение штатного расписания организации в соответствие с фактическими потребностями в количество работников, и может приводить, как к сокращению штата, так и к расширению.

Оптимизация чаще всего происходит после внутреннего аудита и выявления необходимости проведения организационно-штатных мероприятий. Может быть следствием внедрения новых технологий производства, методов управления, расширения или сокращения производства, например, в связи с падения или увеличения спроса на выпускаемую продукцию или предоставляемые услуги, изменения бизнес-стратегий, а также иных факторов.

В случае, принятия решения об оптимизации штатного расписания работодателю необходимо подготовить соответствующие локальные нормативные акты о внесении изменений в штатное расписание или о принятии нового штатного расписания. Если изменения, которые вносятся в штатное расписание, меняют структуру организации или существенны по объему, то целесообразно принять новое штатное расписание.

Внесение изменений в штатное расписание оформляется приказом руководителя с указанием причин таких изменений их сроков.

Если оптимизация ведет к изменению условий трудовых договоров с работниками, например в части изменения наименований должностей или места работы и т. п., работодатель обязан уведомить работников о предстоящих изменениях не позднее чем за 2 месяца.

В случае если оптимизация приводит к сокращению численности или штата работников, работодатель обязан провести процедуру их увольнения с соблюдением норм трудового законодательства и предоставлением соответствующих гарантий и компенсаций.

Государственная инспекция труда в Республике Коми напоминает, что нарушение требований трудового законодательства влечет административную ответственность, предусмотренную статьей 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.