Кого нельзя отправить в служебную поездку, как выделяются суточные и какие затраты нельзя компенсировать за счет компании, БНК рассказала главный инспектор труда в Коми.

Как напомнила Лидия Некучаева, при необходимости служебной командировки издается соответствующий приказ или распоряжение в письменной форме, также должны иметься и проездные документы. Могут быть предусмотрены дополнительные документы в локальных нормативных актах компании: служебная записка с задачами, командировочное удостоверение — но это не обязательно.

Нельзя направить в командировку беременных, несовершеннолетних и сотрудников, с которыми заключен ученический договор, если поездка не связана с обучением. Также широк перечень работников, которых можно направить в командировку только при их согласии, в него входят:

— женщины с детьми до 3 лет;

— родители ребенка до 14 лет, воспитывающие их без супруга;

— родители ребенка до 14 лет, если другой родитель трудится на вахте, мобилизован или служит по контракту;

— работники с тремя и более детьми до 18 лет, если младшему нет 14 лет;

— родители детей-инвалидов;

— работники, ухаживающие за больным членом семьи;

— инвалиды, если командировки не запрещены медзаключением.

Перед командировкой выдают аванс, в размер которого входят, во-первых, средства на планируемые расходы: на проезд (если сотрудник покупает билеты сам), на проживание (рассчитывается по стоимости брони или средней цены аренды жилья в пункте назначения), на аренду оборудования, а также представительские расходы.

Выплачиваются и суточные. Это средства для возмещения дополнительных расходов, связанных с проживанием вне дома, например, на питание, на общественный транспорт, на связь. Выдаются они за каждый рабочий и выходной день командировки, в том числе день отъезда и возвращения. Не выплачиваются суточные при однодневной командировке по России.

Размер суточных может быть любым, он определяется работодателем и закрепляется в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Законом лишь предусмотрены предельные объемы, которые не облагаются НДФЛ. Это не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории России и не более 2,5 тысячи рублей — за границей.

При направлении в служебную командировку гарантируется сохранение среднего заработка, заметила Лидия Некучаева, сославшись на статью 167 Трудового кодекса. Во время командировки режим работы может определяться с учетом условий принимающей стороны и отличаться от режима на основном месте. Это должны закрепить в документе о командировании. Если нужно трудиться в нерабочие дни, работа оформляется и оплачивается как в выходной или праздничный день.

После возвращения сотрудник сдает авансовый отчет с подтверждающими расходы документами. Это, могут быть бумажный или электронный билет (маршрут-квитанция), посадочный талон, счет из гостиницы, договор аренды, документы на оплату связи, чеки из ресторанов, кафе, товарные и кассовые чеки о покупке дополнительных материалов, например, канцелярских товаров для целей командировки. При этом стоит помнить, что нельзя компенсировать траты личного характера: за услуги в гостинице, за личные туристические услуги, штрафы, расходы, не прописанные в локальных актах работодателя.

Если траты оказались больше выданного, работодатель возмещает разницу. Если меньше — неизрасходованный остаток возвращается работодателю. При возникновении спорных ситуаций сотрудник вправе обратиться в компанию, написать служебную записку с обоснованием необходимости пересчета суммы, например, из-за высокой стоимости питания в регионе командировки. Но решение будет принимать работодатель.

БНК