ГИС ЭПД расшифровывается как Государственная информационная система электронных перевозочных документов.

Это федеральная цифровая платформа под управлением Минтранса России, которая объединяет данные о грузовых перевозках в единой.

Система выступает центральным хабом: она принимает, верифицирует и хранит электронные версии транспортных накладных, путевых листов и других сопроводительных документов.

Ниже структурированная информация о том, зачем это нужно, кого касается и как подключиться.

1. Зачем это нужно.

· Для государства: обеспечение прозрачности рынка, борьба с «серыми» перевозками и автоматический обмен данными между ФНС, Минтрансом, Ространснадзором и МВД.

· Для бизнеса: отказ от бумажной волокиты, снижение затрат на архивирование, исключение риска потери документов и возможность отслеживать статус подписания в реальном времени.

2. Кому обязательно нужно включаться.

Обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД) через ГИС ЭПД запланирован на 1 сентября 2026 года.

С этой даты использование бумажных версий основных перевозочных документов для большинства коммерческих грузоперевозок будет запрещено.

Подключение обязательно для всех участников цепочки автомобильных грузоперевозок:

· Грузоотправители (включая производственные компании, дистрибьюторов и магазины).

· Перевозчики (транспортные компании и индивидуальные предприниматели).

· Грузополучатели.

· Транспортные экспедиторы (для них с 1 марта 2026 года также вводится обязательное оформление экспедиторских расписок и поручений в электронном виде).

Важно: даже если ваша компания не является транспортной, но в конкретной сделке вы выступаете как грузоотправитель или грузополучатель, требования по переходу на ЭПД касаются и вас.

3. Как происходит подключение (пошагово).

Самостоятельно и напрямую подключаться к ГИС ЭПД не нужно.

Взаимодействие с государственной системой строится через посредников:

1. Оформите квалифицированную электронную подпись (КЭП) для руководителя и уполномоченных сотрудников (например, логистов или водителей).

2. Выберите аккредитованного оператора ИС ЭПД (например, Контур, Диадок, 1С-ЭПД, Такском и др.).

Полный реестр операторов доступен на сайте Минтранса: https://mintrans.gov.ru/activities/214/376/377/380

Заключите договор с оператором и настройте интеграцию с вашей учетной системой (например, 1С) для автоматического формирования документов.

Оператор проверит корректность заполнения, обеспечит безопасность данных, подпишет документы КЭП и передаст сведения в ГИС ЭПД, присвоив им уникальный идентификатор.

4. Кто освобожден от перехода (исключения).

Переход на ЭПД пока не является обязательным для:

· Международных перевозок в части документов, регулируемых исключительно международными конвенциями (например, CMR), хотя внутрироссийский участок пути может подпадать под новые правила.

· Перевозок, осуществляемых физическими лицами для личных, семейных или домашних нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.

· Отдельных специфических видов перевозок (например, некоторые виды перемещения войск или гуманитарных грузов), где использование ЭДО технически или юридически затруднено.

С 1 сентября 2026 года использование бумажных транспортных накладных (ТрН), заказов и заявок становится скорее исключением, чем правилом.

Однако Минтранс России утвердил исчерпывающий перечень из 8 случаев, когда оформление документов на бумажном носителе остается полностью.

Ниже приведен структурированный список этих исключений, который удобно использовать как для внутреннего аудита процессов, так и для создания понятных материалов для клиентов.

8 законных случаев для бумажного документа.

Согласно приказу Минтранса России от 01.06.2026 № 262 «Об определении случаев при которых транспортная накладная, заказ и заявка, предусмотренные частями 1 и 5 статьи 8 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», оформляются на бумажном носителе:

1. Военные грузы: перевозка грузов военного назначения автомобильным транспортом.

2. Иностранные перевозчики (вне ЕАЭС): участие не аккредитованных в России юридических или физических лиц из-за различий в национальных стандартах ЭДО.

3. Перевозчики из стран ЕАЭС: при осуществлении перевозок между пунктами на территории РФ (из-за проблем совместимости информационных систем).

4. Личные нужды: перевозки физическими лицами для личных, семейных или домашних нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью.

5. Технические сбои: временное отсутствие технической возможности направить документы в ГИС ЭПД из-за сбоя программно-аппаратных комплексов.

6. Отсутствие связи: если в точке отправления или назначения объективно не оказываются услуги передачи данных, доступа в интернет или мобильной связи.

7. Собственные перевозки: перемещение грузов собственными силами без привлечения третьих лиц (когда грузоотправитель и грузополучатель являются одним и тем же лицом).

8. Спецгрузы: перевозка автомобильным транспортом драгоценных металлов и камней.

Важные нюансы для бизнеса.

· Это не полная отмена ЭДО. Закон трактует эти случаи именно как разрешение работать на бумаге вместо электронной формы, а не как освобождение от документооборота в целом.

· Необходимость фиксации. Даже если отсутствие интернета или технический сбой являются уважительной причиной, компании все равно потребуется документально подтвердить факт этого сбоя (например, актом или скриншотом отсутствия связи), чтобы избежать штрафов при проверке.